1.     1.Tinh thần khẩn trương trong thực thi nhiệm vụ

Ngay khi có yêu cầu của Viện Hàn lâm, tập thể Lãnh đạo Viện, Chi ủy cùng với Lãnh đạo phòng Hành chính - Tổng hợp đã bàn bạc trao đổi các phương án triển khai nhiệm vụ. Xác định đây là nhiệm vụ khó do yêu cầu về thời gian quá gấp trong khi các máy móc trang bị đầu cuối để phục vụ công tác chuyển đổi số không có sẵn. Tuy nhiên, trong suốt thời gian qua, tập thể Lãnh đạo Viện cùng các viên chức của Viện, đặc biệt là các viên chức Phòng Hành chính - Tổng hợp đã và đang đồng lòng, nỗ lực để thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất.

Viện đã phổ biến tuyên truyền nhiệm vụ chuyển đổi số mạnh mẽ tới các phòng, trung tâm và toàn thể viên chức của Viện; yêu cầu xác định chuyển đổi số là trách nhiệm của mỗi cá nhân; tuyên truyền nhằm tạo sự chuyển biến mạnh mẽ từ tư duy đến phương thức vận hành, hướng tới xây dựng một tập thể làm việc hiện đại, hạn chế văn bản giấy.

2.     2. Những công việc đã thực hiện

Ngày 19/8/2026, Viện đã ban hành Quyết định số 101-QĐ/VNCCACM về việc thành lập Tổ công tác triển khai Kế hoạch hành động cao điểm tháo gỡ các điểm nghẽn và thúc đẩy các nhiệm vụ chuyển đổi số của Viện Nghiên cứu Châu Âu và Châu Mỹ. Tổ công tác bao gồm Ban lãnh đạo Viện, lãnh đạo quản lý các phòng, trung tâm và các viên chức phòng Hành chính - Tổng hợp. Ngay khi được thành lập, Tổ công tác đã tổ chức các cuộc họp bàn và thảo luận về các nhiệm vụ cụ thể, nêu những khó khăn vướng mắc và phương hướng thực hiện; cử ra đầu mối chính thực hiện nhiệm vụ nhằm tạo hiệu quả và kết nối, báo cáo với cấp trên.

Tổ công tác cũng đã tham mưu cho Lãnh đạo Viện kịp thời ban hành Quyết định số 102-QĐ/VNCCACM ngày 19/8/2026 về việc ban hành Kế hoạch hành động cao điểm 100 ngày tháo gỡ các điểm nghẽn và thúc đẩy các nhiệm vụ chuyển đổi số tại Viện Nghiên cứu Châu Âu và Châu Mỹ. Kế hoạch của Viện đã được Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam phê duyệt để thực hiện. Các mảng công việc cần thực hiện chuyển đổi số trong chiến dịch này chủ yếu là công việc của các bộ phận chức năng thuộc phòng Hành chính - Tổng hợp, Tạp chí và Chi ủy như: Tổ chức cán bộ, quản lý khoa học, hợp tác quốc tế, văn thư, đào tạo, tạp chí và công tác Đảng.

Bám sát kế hoạch được duyệt, Tổ công tác chuyển đổi số đã khẩn trương thực hiện từng nội dung công việc cụ thể đã đề ra trong kế hoạch, gắn liền với tiến độ và sản phẩm đầu ra. Bộ phận truyền thông tích cực đăng tin bài với tần suất 2 tin bài/1 tuần. Văn thư tăng cường thúc đẩy toàn bộ viên chức sử dụng hệ thống văn bản điều hành tác nghiệp, hạn chế sử dụng văn bản giấy. Viện tuyên truyền khuyến khích viên chức sử dụng thư điện tử công vụ; thực hiện rà soát thống kê tình trạng trang thiết bị đầu cuối, tìm giải pháp về trang thiết bị cho chuyển đổi số. Các viên chức phụ trách từng mảng công việc đã chủ động triển khai công việc của mình; tập trung làm sạch, chỉnh lý, tháo ghim và đánh số trang toàn bộ tài liệu sẵn sàng số hóa. Cho đến nay công tác số hóa tài liệu đã sắp hoàn thành theo kế hoạch. Đầu mối của đơn vị thường xuyên báo cáo tiến độ lên Viện Hàn lâm.

1.    3. Những điểm nghẽn trong công tác chuyển đổi số

Một trong những điểm nghẽn lớn nhất tại đơn vị đó là vấn đề trang thiết bị. Để thực hiện công tác chuyển đổi số, đơn vị cần có các trang thiết bị đầu cuối như: Máy tính, máy scan, đường truyền mạng. Không chỉ thế, các thiết bị này cần đáp ứng đủ tiêu chuẩn để số hóa tài liệu, đặc biệt là máy scan cần đảm bảo yêu cầu về chất lượng quét tài liệu theo hướng dẫn của Văn phòng Ban chấp hành Trung ương về số hóa tài liệu. Để số hóa kho tài liệu giấy khổng lồ, cần các dòng máy quét tốc độ cao, có tính năng tự động cuốn giấy (ADF) và nhận diện ký tự quang học (OCR). Tương ứng với nó, máy tính dùng cho công tác chuyển đổi số cũng phải đảm bảo cấu hình tương thích và bộ nhớ đủ để lưu trữ. Tuy nhiên, thực tế tại Viện Nghiên cứu Châu Âu và Châu Mỹ hầu hết các máy tính đều đã cũ, tốc độ xử lý chậm, không đáp ứng được yêu cầu chạy các phần mềm quản lý, ứng dụng số hóa hoặc các trình duyệt web thế hệ mới. Viện không có máy scan đủ công suất và đáp ứng yêu cầu số hóa tài liệu. Lãnh đạo Viện cùng với phòng Hành chính - Tổng hợp đã tìm mọi cách khắc phục tình trạng trên.

Điểm nghẽn thứ hai trong công tác chuyển đổi số đó là về nhân lực, thời gian  và cách tiếp cận. Hiện nay hầu hết các viên chức của Viện đều thực hiện chuyên môn hóa công việc của mình. Cán bộ Phòng Hành chính - Tổng hợp thường phải xử lý nhiều mảng việc phát sinh hàng ngày. Viện không có cán bộ chuyên về chuyển đổi số nên bị hạn chế về kỹ năng số chuyên sâu. Dù thành thạo tin học văn phòng cơ bản, nhiều cán bộ vẫn gặp lúng túng khi tiếp cận các công nghệ mới như: phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu, quy trình ký số liên thông, công cụ bóc tách dữ liệu tự động (OCR) hay các tiêu chuẩn an toàn thông tin. Thêm vào đó, các hướng dẫn, yêu cầu về chuyển đổi số đều mang tính chất mới mẻ, nên việc tiếp cận và làm quen gặp nhiều khó khăn. Thời gian trong chiến dịch 100 ngày cũng là một áp lực lớn cho Tổ công tác chuyển đổi số của Viện. Việc phải chỉnh lý, số hóa khối lượng tài liệu lớn trong thời gian ngắn tạo ra áp lực tiến độ cực kỳ lớn. Hơn nữa thời gian gấp rút, không có giai đoạn hướng dẫn, chạy thử. Cán bộ thực hiện phải vừa tìm hiểu vừa làm, vừa học cách sử dụng phần mềm mới, vừa vận hành trực tiếp vào công việc thực tế, dẫn đến nguy cơ xảy ra sai sót.

Tuy nhiên với tinh thần trách nhiệm cao, tập thể Viện Nghiên cứu Châu Âu và Châu Mỹ đã nỗ lực hết mình để thực hiện nhiệm vụ. Cho đến nay Viện đã và đang bám sát kế hoạch chuyển đổi số, từng bước hoàn thiện những công việc cuối cùng. Công tác số hóa đã được thực hiện tối ưu, hiệu quả, giảm tối đa việc xử lý các văn bản giấy. Các bộ phận, mảng việc đã số hóa thành công hàng ngàn trang tài liệu đảm bảo chất lượng, có giá trị bảo quản lâu dài. Các cán bộ Viện cũng dần làm quen với môi trường số. Việc thực hiện nhiệm vụ trong đợt cao điểm 100 ngày không chỉ là đợt thi đua ngắn hạn, mà còn là đòn bẩy quan trọng để toàn thể viên chức của Viện thay đổi thói quen làm việc. Mỗi viên chức đang từng bước tiếp cận, chủ động cập nhật kỹ năng công nghệ, nâng cao chất lượng tham mưu và phục vụ trong công việc chuyên môn./.